Bereitstellen
von sensiblen Daten
Über Outlook und
OneDrive/SharePoint können Dateien direkt sicher übermittelt werden. Das
Zusatzprogramm ThruMFT ist nicht mehr notwendig. In der Nachfolgenden Anleitung
wird die Vorgehensweise beschrieben.
Vorgehensweise
Öffnen Sie wie
gewohnt eine neue E-Mail.
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Navigieren Sie zu
dem Reiter Option.
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Wählen Sie hier die
Option nur verschlüsseln aus.
Fall Sie E-Mails
signieren, müssen sie diese Option für diese Nachricht abwählen.
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Fügen Sie nun
Anhänge sowie Ihre Nachricht ein, genauso wie Sie es sonst auch machen würden
und versenden die E-Mail an Ihre Kontaktperson.
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Ihre Kontaktperson
erhält nun folgende E-Mail von ihnen
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Damit die E-Mail
angezeigt wird, muss die Kontaktperson auf "Nachricht lesen" klicken.
Danach wir Ihre
Kontaktperson gefragt ob sich diese mit einer Einmalkennung anmelden möchte.
Dies muss die
Kontaktperson machen.
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Danach erhält die
Kontaktperson eine weitere Email mit einem Einmalcode
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Dieser Code muss
dann wie nachfolgend gezeigt, eingegeben werden.
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Nun wird eine von
Microsoft bereitgestellte Plattform geöffnet, in welcher die Kontaktperson die
E-Mail lesen, sowie die Anhänge anschauen kann.
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Wenn die
Kontaktperson erneut die E-Mail öffnen will, muss diese wieder einen Einmalcode
anfordern.
Bereitstellung
großer Datenmengen über OneDrive
Mit der M365
Cloud-Anwendung OneDrive können große Datenmengen geteilt oder sicher zur
Verfügung gestellt werden.
ACHTUNG:
Die Daten müssen in
persönlichen oder allgemeinen Speicherorten in der M365 Cloud zur Verfügung
gestellt werden. Dafür in Frage kommen OneDrive oder SharePoint Datenspeicher.
Vorgehensweise
Windows Explorer
Ansicht eines persönlichen OneDrive Laufwerkes, Beispiel Windows 11 und Windows
10:
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Onlineansicht eines
persönlichen OneDrive Laufwerkes:
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Am Beispiel des
persönlichen, in den Windows Explorer eingebundenen OneDrive, wird ein Beispiel
für ein Dateifreigabe nach extern dargestellt:
Das oder die
gewünschte(n) Dateien selektieren und rechte Maustaste, dann teilen:
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Es öffnet sich
folgender Dialog:
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Im gelb markierten
Bereich ist voreingestellt, dass die Freigabe nur innerhalb der Berghof-Gruppe
gilt. Das kann geändert werden mit Klick auf den gelb markierten Bereich und
folgenden Optionen:
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Beschreibung
der Freigabeeinstellungen:
Jeder
ist administrativ
ausgegraut und kann nicht verwendet werden, das wollen wir aus
Sicherheitsgründen nicht zulassen
Personen innerhalb der Berghof-Gruppe
Das ist die
Standardeinstellung für den internen Datenaustausch
Personen mit Zugriff
Das sind Personen,
die per Berechtigung Zugriff auf die Daten haben, dabei geht es in erster Linie
um die Übermittlung des Speicherortes.
Von Ihnen ausgewählte Personen.
Diese Option ist
für das Teilen von Dateien mit externen Personen die notwendige und richtige
Option
Die entsprechende
Freigabeeinstellung auswählen und „OK“ drücken
Dann die Empfänger
auswählen:
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Mit dem Klick auf
den „Senden“ Button wird eine Mail mit folgendem Inhalt versendet.
Wird eine Nachricht
in die Nachrichtenbox geschrieben, wird diese mit angezeigt.
Alternativ kann der
link kopiert und in die persönliche Email eingebettet werden.
Oder wie oben
gezeigt mit Klick auf die Menüpunkte und Auswahl von Freigeben in Outlook wird
ein Mail-Entwurf in Outlook geöffnet, die noch weiter bearbeitet werden kann.
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Öffnet der Empfänger
die Mail und klickt auf den Link, dann wird ihm eine Mail mit einem
Verifizierungscode per Mail zugesandt.
Dieser Code muss im
Dialogfenster unten eingegeben werden und auf den Button „Verify“ geklickt
werden.
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Danach öffnet sich
das Dokument und kann je nach Freigabe heruntergeladen oder bearbeitet und
heruntergeladen werden.
Bereitstellung
eines Speicherortes über OneDrive
Mit der M365
Cloud-Anwendung OneDrive können auch Verzeichnisse zum Speichern von externen
Dateien zur Verfügung gestellt werden.
ACHTUNG:
Die Verzeichnisse
müssen in persönlichen oder allgemeinen Speicherorten in der M365 Cloud zur
Verfügung gestellt werden. Dafür in Frage kommen OneDrive oder SharePoint
Datenspeicher.
Die Vorgehensweise
ist identisch wie oben, anstelle einer Datei wird ein Verzeichnis erstellt und
freigegeben.
Wichtig: von Ihnen
ausgewählte Personen auswählen und dann unter Mehr Einstellungen Kann
bearbeiten auswählen.
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Somit erhält die
Kontaktperson über den Link Schreibrechte auf das Verzeichnis
Sharepoint-Seiten
für den Dateiaustausch von Berghof-Fachabteilungen mit Kunden sowie Support-
und Downloadbereiche für Kunden.
Auf Anforderung
stellt die IT Sharepoint-Seiten für die Fachabteilungen für den gemeinsamen
Datenaustausch zur Verfügung, hier können dann mehrere Personen/Gruppen Dateien
gemeinsam verwalten und auch teilen.
Weitere
Vorteile:
Die Seiten
funktionieren analog unserem Intranet
Die Seiten können
gestaltet werden
Berechtigungsstrukturen
können erstellt und bearbeitet werden
Aber
Hier muss mehr Zeit
für Pflege und Verwaltung investiert werden